Дата публикации: 01.07.2022
Переезд в новый офис требует организованности и ответственности. В процессе не должна быть прекращена работа компании или ее отдела. Перед тем, как переехать в новый офис, следует составить детальный план, чтобы учесть все нюансы.
Перед тем, как переезжать в новый офис, необходимо разработать план. Основными этапами являются:
Чем организованнее будет переезд, тем быстрее можно переехать в новый офис. Точные расчеты помогут избежать лишних затрат. В компании не будет простоя.
Переезд в новый офис может быть связан с расширением штата сотрудников или поиском более комфортного места для работы. Следует проанализировать, какие проблемы были в предыдущем помещении, чего не хватает сотрудникам.
Необходимо составить схему будущего офиса, где будут учтены все нюансы: от столов сотрудников до декоративной мебели. Рекомендуется рассмотреть несколько вариантов и выбрать наиболее удобный.
Когда помещение выбрано, и составлена планировка, можно приступать к переезду. О смене офиса сотрудников следует предупреждать заранее. Рекомендуется назначить ответственное лицо (или группу лиц), которое займется организацией переезда.
Переезд в новый офис должен быть выгоден компании. Составляется подробная смета с учётом всех возможных затрат. Расходы согласуются с руководством.
Смена места работы не должна влиять на деятельность компании. Срыв запланированных сроков недопустим. Следует распланировать каждый этап переезда.
Если новый офис находится на стадии ремонта и обустройства, сроки согласуются с ремонтной компанией. Переезд можно планировать на стадии ремонта, но не рекомендуется устанавливать строгие временные рамки, следует учитывать возможность непредвиденных ситуаций.
Первым делом необходимо распределить рабочие места сотрудников. Таким образом можно определить, что необходимо дополнить в офисе, будет ли работникам комфортно в помещении. Проводятся точные замеры, на основе которых чертится схема будущего офиса.
Перед переездом следует проверить всю мебель и технику, которую необходимо забрать в новый офис. Каждое устройство подписывается, составляется полный перечень офисной техники и мебели. Если в офисе есть ненужные вещи (старая документация, сломанная техника), их необходимо утилизировать.
В новом помещении следует продумать расположение коммуникаций. Подключение происходит заранее, до привоза техники и мебели. Так не будет простоя в работе компании. В некоторых случаях требуется перепланировка коммуникаций. Это займет время, однако сотрудникам будет комфортно работать в течение нескольких лет.
За несколько дней до переезда необходимо выяснить, есть ли задолженность перед бывшим арендодателем. Таким образом не возникнет проблем в будущем. Также необходимо заранее предупредить клиентов о переезде, чтобы не потерять клиентскую базу. Следует сообщить новое место работы в официальной форме.
Приступить непосредственно к переезду можно после закупки всего необходимого и урегулирования организационных вопросов. Для перевозки мебели и техники можно воспользоваться услугами мувинговой компании. Рекомендуется обратиться в организацию за 1-2 недели до намеченного переезда. Перевозка займет 1-3 дня.
Можно воспользоваться услугой комплексного переезда. Оборудование будет доставлено в назначенный адрес и сразу установлено. Сотрудникам не придется обустраивать офис своими силами. Как только вся техника будет доставлена, следует вызвать электрика, инженера и других специалистов, если их нет в штате компании.
Для переезда в новый офис необходимо продумать упаковку, в которой будет легко перевезти технику. Прочные коробки для офисного оборудования можно приобрести на сайте нашей компании.
